Blog artikelen Afdrukken van privacy gevoelige documenten

Afdrukken van privacy gevoelige documenten
Kent u ook dat bakje dat naast de multifunctional staat? Dat bakje waar iedereen de printjes in legt die nooit opgehaald worden? Hoeveel documenten die afgedrukt worden zijn dus eigenlijk zinloos afgedrukt? En dan nog de informatie die op de documenten staat, mag iedereen die zomaar zien?



Voor het afdrukken van informatie gevoelige documenten, die niet zomaar in de printer mogen blijven liggen, wordt vaak het zogenaamde privé afdrukken ingeregeld.

In de praktijk zien we dat er toch bij de afdeling HR of de directeur een eigen printer neergezet wordt, omdat het privé afdrukken als omslachtig wordt ervaren en er niet altijd vertrouwen is dat dit goed gaat.
Maar dat zijn extra kosten: aanschaf van de printer, aanschaf van toners (vaak met een hoge prijs per afdruk), extra netwerkbeheer, stroomverbruik, enz.

Herkenbaar?


Steeds vaker krijgen we de vraag of dit eenvoudig en betrouwbaar in te richten is. En dat is in veel gevallen mogelijk!

Voordeel van de huidige generatie multifunctionals is dat er toepassingen geïnstalleerd kunnen worden. Onder andere een toepassing waarmee een gebruiker zich dient aan te melden bij een willekeurige multifunctional binnen uw organisatie met een code of met een pasje. Op dat moment is bekend wie zich aanmeld en wordt verbinding gemaakt met de serverapplicatie.

Printopdrachten die de gebruiker heeft gegeven kunnen op dat moment afgedrukt worden. Ook kan de gebruiker op dan scannen en kopiëren, indien deze rechten toegekend zijn.
Opdrachten van andere gebruikers blijven afgeschermd. Zodoende kunnen documenten eenvoudig en toch beveiligd afgedrukt worden.

Ook in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is op deze wijze een groot deel van uw documentstroom ingeregeld. Namelijk documenten waar privacy gevoelige informatie op staat komt nooit meer zomaar uit de multifunctional en daarna in het beruchte bakje…

En er kan tot op gebruikers niveau ingeregeld worden wat deze wel en niet mag doen op de multifunctional.

Geïnteresseerd in deze oplossing? neem contact met mij op voor een demonstratie in onze showroom. 

Menno de Ruiter
07-03-2018
Printeroplossingen

AVG Kantoormachines Nijkerk